Branchenlösung Getränkefachgroßhandel

ERP für den Getränkefachgroßhandel

Ein System für Einkauf, Lager, Leergut und Pfand, Tourenplanung, Auslieferung und Abrechnung – seit 2014 im laufenden Betrieb bei einem Getränkefachgroßhandel in Krefeld.

Die Software dahinter heißt iDempiere: ein Open-Source-ERP-System ohne Lizenzgebühren pro Benutzer. Wir führen es bei Ihnen ein, richten es auf die Abläufe Ihres Betriebs ein und betreuen es im laufenden Betrieb.

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  • Seit 2014

    im laufenden Betrieb

  • ~1.600

    Aufträge im Monat

  • NRW

    Auslieferung in ganz Nordrhein-Westfalen

  • 6 → 13

    von iDempiere 6 auf die aktuelle LTS-Version aktualisiert

Welche Abläufe deckt das ERP im Getränkefachgroßhandel ab?

Das System bildet die Kernabläufe eines Getränkefachgroßhandels in einem System ab: Einkauf, Lager, Leergut und Pfand, Tourenplanung, Auslieferung und Abrechnung.

  • Einkauf

    Bestellungen bei Ihren Lieferanten werden im System erfasst und mit dem Wareneingang zusammengeführt. So ist jederzeit sichtbar, was bestellt, was geliefert und was noch offen ist.

  • Lager

    Das System führt Ihre Bestände vom Wareneingang bis zur Ware, die auf die Tour geht, Vollgut und Leergut als getrennte Bestände. Sie sehen, was am Lager ist, bevor Sie einem Kunden eine Lieferung zusagen.

  • Leergut und Pfand

    Leergut und Pfand sind regulärer Teil von Verkauf und Abrechnung, kein Nebenbuch. Das System führt den Pfandsaldo jedes Kunden und den gesamten Leergutbestand, und was an Leergut zurückkommt, wird erfasst und abgerechnet.

  • Tourenplanung

    Das System schlägt optimierte Touren vor; der Disponent prüft sie und passt sie an Änderungen und Einschränkungen an. Eine Plantafel zeigt, ob die Fahrzeuge die Kapazität haben, und eine Karte zeigt jede Route, mit farbigen Markierungen für Stopps, die in einer Tour falsch liegen.

  • Auslieferung

    Gelieferte Mengen und zurückgenommenes Leergut werden nach der Tour im System erfasst, in unserer Referenzinstallation anhand der vom Kunden unterschriebenen Lieferscheine. Diese Daten sind die Grundlage für die Rechnung.

  • Abrechnung

    Rechnungen entstehen aus den gelieferten Mengen, einschließlich Pfand und zurückgenommenem Leergut. Elektronische Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung erstellt das System mit unserem Plugin für iDempiere. Auch die Finanzbuchhaltung läuft im selben System.

So sieht die Tourenplanung in unserer Referenzinstallation aus

Plantafel der Tourenplanung: eine Spalte je Tour mit Anzahl der Lieferscheine, Gewicht in Tonnen und Auslastung, überladene Touren rot markiert; darunter die Stopps als Karten.
Die Plantafel unseres Plugins für iDempiere: eine Spalte je Tour, mit der Beladung jedes Fahrzeugs im Verhältnis zu seiner Kapazität. Beispieldaten.
Tageskarte aller Touren rund um Krefeld, Moers und Neuss: jede Tour als farbige Route mit nummerierten Stopps, daneben die Liste der Touren mit ihrer Beladung.
Die Tageskarte: jede Tour als Route in eigener Farbe, die Stopps in ihrer Reihenfolge nummeriert.

Warum passt ein Standard-ERP oft nicht zum Getränkehandel?

Weil im Getränkehandel mit jeder Lieferung Ware in beide Richtungen läuft und ausgeliefert wird, wie es kaum eine andere Handelsbranche tut.

  • Leergut läuft in die Gegenrichtung.

    Mit jeder Lieferung geht Vollgut hinaus und Leergut kommt zurück, selten in derselben Menge oder Sorte. Wird das nicht sauber erfasst, stimmen weder Bestand noch Pfandbeträge noch Rechnung.

  • Pfand bindet Geld in beide Richtungen.

    Für jeden Kunden entsteht ein Pfandsaldo, der nachvollziehbar bleiben muss, und der gesamte Leergutbestand muss mit dem übereinstimmen, was im Lager steht.

  • Ausgeliefert wird in Touren.

    Aufträge müssen rechtzeitig einer Tour zugeordnet sein, damit Lager und Fahrer wissen, was auf welches Fahrzeug gehört, und zurückgenommenes Leergut muss nach der Tour wieder im System ankommen.

Werden diese Besonderheiten neben dem ERP gelöst, in Tabellen oder Zusatzprogrammen, gleichen Mitarbeiter die Daten von Hand ab. Wir bilden sie als regulären Teil des Systems ab.

Referenz: ein Getränkefachgroßhandel, seit 2014 mit iDempiere

Die Jakob Bayen KG, ein Getränkefachgroßhandel in Krefeld, steuert ihr gesamtes Geschäft seit 2014 mit iDempiere, bei rund 1.600 Aufträgen im Monat und Auslieferung in ganz Nordrhein-Westfalen.

Thomas Bayen, Geschäftsführer der Jakob Bayen KG, ist Mitgründer der BX Service GmbH.

Der Hof der Jakob Bayen KG in Krefeld von oben: gestapelte Getränkekisten und Fässer, Lieferfahrzeuge und das Firmenschild „Jakob Bayen Getränke-Fachgrosshandel“.
Der Hof der Jakob Bayen KG in Krefeld: Getränkekisten, Fässer und Lieferfahrzeuge.

Seit 2014 steuern wir unseren gesamten Getränkefachgroßhandel mit iDempiere: Einkauf, Lager, Leergut und Pfand, Tourplanung, Auslieferung und Abrechnung. BX Service hat die Branchenbesonderheiten nicht als Sonderfall behandelt, sondern von Anfang an sauber im System abgebildet. In über zehn Jahren hat uns das System durch jede Veränderung im Geschäft begleitet, und wir hatten bei jedem Problem einen Ansprechpartner, der es wirklich lösen konnte. Diese Erfahrung wollten wir auch anderen Unternehmen ermöglichen. Deshalb habe ich BX Service mitgegründet

Thomas Bayen

Geschäftsführer, Jakob Bayen KG

Krefeld, Deutschland

Mitgründer der BX Service GmbH

Zur Fallstudie

Wem gehören System und Daten?

Ihnen. Sie besitzen Quellcode, Daten und Dokumentation, und wir bauen keine eigenen Zusatzschichten, die Sie nicht mitnehmen können. Betreiben wir Ihr ERP für Sie, erhalten Sie volle Administratorrechte für Ihr ERP und auf Anfrage einen vollständigen Export Ihrer Daten. Und wir bleiben: Unsere Referenzinstallation betreuen wir seit 2014 und haben sie von iDempiere 6 auf 13 aktualisiert.

Unser Versprechen: ohne Lock-in

Häufige Fragen von Getränkefachgroßhändlern

Können wir von unserer bisherigen Warenwirtschaft umsteigen?

Ja. Wir haben Unternehmen beim Umstieg von anderen ERP-Systemen auf iDempiere begleitet. Der Aufwand hängt davon ab, welche Daten übernommen werden sollen (etwa Artikel, Kunden, Lieferanten, offene Posten und Leergutstände), in welchem Zustand diese Daten sind und welche Schnittstellen zu anderen Systemen bestehen.

Läuft das System bei uns oder bei Ihnen?

Beides ist möglich. Wir betreiben iDempiere als vollständig verwaltetes Cloud-ERP für Sie, oder wir führen es auf Ihrer eigenen Infrastruktur ein. Beim Betrieb durch uns erhalten Sie volle Administratorrechte für Ihr ERP und auf Anfrage einen vollständigen Export Ihrer Daten. Wünschen Sie einen eigenen, nur für Sie bestimmten Server, richten wir ihn ein, mit vollem Zugriff für Sie. Unsere Referenzinstallation läuft zum Beispiel vollständig im eigenen Haus des Kunden. Cloud oder eigener Server

Kann das System E-Rechnungen erstellen?

Ja, mit unserem Plugin für iDempiere erstellt das System elektronische Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung. Welches Format Sie brauchen, hängt davon ab, was Ihre Kunden verlangen. Was die E-Rechnung-Pflicht bedeutet

Wie lange dauert eine Einführung?

Das hängt vor allem davon ab, wie viele Abläufe von Anfang an im System laufen sollen, wie viele Daten aus dem bisherigen System übernommen werden, welche Schnittstellen nötig sind und wie viel Zeit Ihre Mitarbeiter für Tests und Schulung einplanen können. Eine belastbare Einschätzung geben wir, nachdem wir Ihre Abläufe kennengelernt haben.

Müssen wir unsere Abläufe an die Software anpassen?

Nein. Wir bilden Ihre Abläufe in iDempiere ab, statt Ihren Betrieb an die Software anzupassen. Braucht Ihr Betrieb etwas, das iDempiere noch nicht kann, bringen wir die Änderung über denselben Review-Prozess wie jeden anderen Beitrag ins Projekt ein, damit Sie beim Standard-iDempiere bleiben.

Nicht nur Getränkehandel

Der Getränkehandel ist die Branche, in der wir am längsten arbeiten, aber ein Beispiel, keine Grenze. Wir bilden die Abläufe jedes Betriebs in iDempiere ab, auch wenn Ihr Geschäft mehr umfasst als Getränke.

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