E-Rechnung im B2B

E-Rechnung-Pflicht 2027: Was sich für Ihr Unternehmen ändert

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 oder 2028 – je nach Umsatz – müssen Sie E-Rechnungen auch selbst ausstellen.

Hier erfahren Sie, welche Frist für Sie gilt, was als E-Rechnung zählt und was das für Ihr ERP-System bedeutet. Die Checkliste können Sie ohne Anmeldung herunterladen.

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Stand: September 2026

Grundlage: BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (BStBl. I 2025, S. 1806)

Hinweis: Diese Seite bietet allgemeine Informationen und ist keine Steuerberatung. Wie die Regeln für Ihr Unternehmen gelten, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung – sie hat das letzte Wort.

Bin ich von der E-Rechnung-Pflicht betroffen?

Ja. Es gibt aber zwei Pflichten mit unterschiedlichen Fristen: das Empfangen und das Ausstellen von E-Rechnungen im Geschäft mit anderen Unternehmen (B2B).

Zeitleiste der E-Rechnung-Pflicht 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangenalle Unternehmengilt bereits 1. Januar 2027 Ausstellen: Vorjahres-umsatz über 800.000 € 1. Januar 2028 Ausstellen: alleübrigen Unternehmen

  1. Gilt bereits

    1. E-Rechnungen empfangen

    Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Eine Übergangsfrist gibt es dafür nicht. Das gilt auch für kleine Unternehmen.

  2. Ab 2027 oder 2028

    2. E-Rechnungen ausstellen

    Wann Sie selbst E-Rechnungen ausstellen müssen, hängt vom Gesamtumsatz Ihres Unternehmens im Vorjahr ab:

    Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 € ab 1. Januar 2027
    Alle anderen Unternehmen ab 1. Januar 2028

    Bis dahin dürfen Sie im B2B weiterhin Papier- und PDF-Rechnungen verschicken. Sie gelten als „sonstige Rechnungen“.

Von der Pflicht zum Ausstellen ausgenommen bleiben

  • Kleinunternehmer nach § 19 UStG
  • Kleinbetragsrechnungen
  • Fahrausweise

Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931.

Das zählt als E-Rechnung

In der Praxis vor allem:

  • XRechnung
  • ZUGFeRD ab Version 2.0.1, im Profil EN 16931 oder höher

Das zählt nicht als E-Rechnung

  • Eine PDF-Rechnung allein, auch wenn sie per E-Mail verschickt wird
  • Eine Papierrechnung

Viele Unternehmen gehen davon aus, dass ihre PDF-Rechnungen schon als E-Rechnung gelten. Das ist nicht so: Eine PDF-Datei allein ist keine E-Rechnung. Bis zu Ihrer Frist zum Ausstellen sind PDF-Rechnungen im B2B aber weiterhin erlaubt.

Was bedeutet die E-Rechnung für Ihr ERP-System?

Die Pflicht betrifft zwei Richtungen: eingehende und ausgehende Rechnungen. Für beide lohnt sich ein Blick auf Ihr System und Ihre Abläufe.

  • Eingehende Rechnungen

    Seit 2025 können Ihnen Lieferanten E-Rechnungen schicken. Klären Sie, wo diese ankommen, wer sie prüft und wie sie in Ihre Buchhaltung gelangen.

  • Ausgehende Rechnungen

    Bis zu Ihrer Frist muss Ihr System Rechnungen in einem Format nach EN 16931 erzeugen können, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Prüfen Sie, ob es das schon kann oder was dafür fehlt.

  • Stammdaten

    Prüfen Sie, ob Rechnungs-E-Mail-Adressen und USt-IdNrn. Ihrer Kunden vollständig und aktuell hinterlegt sind.

  • Archivierung und Steuerberatung

    Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, wie E-Rechnungen archiviert werden und wie die Daten zu ihr gelangen.

Die Checkliste unten fasst diese Fragen zusammen.

E-Rechnungen aus iDempiere ausstellen

Für iDempiere haben wir ein Plugin entwickelt, mit dem Ihr System E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD ausstellt.

Was das Plugin kann

  • E-Rechnungen im Format XRechnung ausstellen
  • E-Rechnungen im Format ZUGFeRD ausstellen

Was das Plugin nicht kann

  • Eingehende E-Rechnungen empfangen
  • Eingehende E-Rechnungen auslesen oder validieren

Für den Empfang, der seit 2025 Pflicht ist, brauchen Sie also eine eigene Lösung.

Das Plugin ist nicht an uns als Dienstleister gebunden: Sie können es auch in einer iDempiere-Installation einsetzen, die ein anderer Anbieter betreut.

Unser Versprechen ohne Lock-in

Checkliste: Ist Ihr Unternehmen bereit für die E-Rechnung?

Neun Fragen, die Sie mit Ihrem Team und Ihrer Steuerberatung durchgehen können. Die Checkliste gibt es auch als PDF zum Ausdrucken, ohne Anmeldung.

  1. Können wir E-Rechnungen schon empfangen – und wo kommen sie an?

    Seit dem 1. Januar 2025 Pflicht für alle inländischen Unternehmen, ohne Übergangsfrist. Legen Sie fest, wo E-Rechnungen eingehen und wer sie bearbeitet.

  2. Können unsere Systeme eingehende XRechnung und ZUGFeRD lesen?

    Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931. Prüfen Sie, ob Ihre Buchhaltung oder Ihr ERP-System ihn anzeigen und weiterverarbeiten kann.

  3. Wie hoch war unser Gesamtumsatz 2026 – welche Frist gilt für uns?

    Über 800.000 €: Ausstellen ab 1. Januar 2027, sonst ab 1. Januar 2028. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind ausgenommen. Die Einordnung klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

  4. Kann unser ERP-System XRechnung und ZUGFeRD ausstellen?

    Gefordert ist ein strukturiertes Format nach EN 16931; eine PDF-Datei allein reicht nicht. Bis zu Ihrer Frist sind Papier- und PDF-Rechnungen noch erlaubt.

    Für iDempiere unterstützt Sie BX Service dabei.

  5. Sind unsere Kundenstammdaten bereit?

    Prüfen Sie, ob Rechnungs-E-Mail-Adressen und USt-IdNrn. Ihrer Kunden vollständig und aktuell hinterlegt sind.

  6. Wie archivieren wir E-Rechnungen GoBD-konform?

    Welche Anforderungen für Ihr Unternehmen gelten und wie Sie sie umsetzen, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

  7. Haben wir mit unseren wichtigsten Kunden und Lieferanten getestet?

    Tauschen Sie vor Ihrer Frist Testrechnungen aus, damit Formate und Wege auf beiden Seiten funktionieren.

  8. Wie kommen die Daten zu unserer Steuerberatung?

    Stimmen Sie mit Ihrer Steuerberatung ab, in welcher Form sie E-Rechnungen und Buchungsdaten von Ihnen erhält.

  9. Wer kümmert sich um abgelehnte oder fehlerhafte Rechnungen?

    Legen Sie fest, wer eingehende Rechnungen klärt, die sich nicht verarbeiten lassen, und wer reagiert, wenn ein Kunde Ihre Rechnung zurückweist.

Checkliste als PDF herunterladen

Häufige Fragen zur E-Rechnung

Muss mein Unternehmen schon heute E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen im B2B E-Rechnungen empfangen können. Eine Übergangsfrist gibt es nicht, und die Pflicht gilt auch für kleine Unternehmen.

Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?

Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 € im Vorjahr ab dem 1. Januar 2027, alle anderen ab dem 1. Januar 2028. Bis dahin sind Papier- und PDF-Rechnungen im B2B weiterhin als sonstige Rechnungen erlaubt.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Format nach EN 16931, vor allem XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 im Profil EN 16931 oder höher. Eine PDF-Datei allein ist keine E-Rechnung.

Wer ist von der Pflicht zum Ausstellen ausgenommen?

Kleinunternehmer nach § 19 UStG, Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise bleiben von der Pflicht zum Ausstellen ausgenommen. Empfangen können müssen E-Rechnungen aber auch kleine Unternehmen.

Kann das Plugin von BX Service auch eingehende E-Rechnungen verarbeiten?

Nein. Unser Plugin für iDempiere stellt E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD aus. Eingehende E-Rechnungen empfängt, liest oder validiert es nicht.

Funktioniert das Plugin auch mit einer iDempiere-Installation eines anderen Anbieters?

Ja. Sie können das Plugin auch in iDempiere-Installationen einsetzen, die ein anderer Anbieter betreut.

Stand: September 2026. Diese Seite bietet allgemeine Informationen und ist keine Steuerberatung. Wie die Regeln für Ihr Unternehmen gelten, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung – sie hat das letzte Wort.

Ist Ihr ERP bereit für die E-Rechnung?

Beschreiben Sie uns kurz Ihr System und Ihre Frist. Ein Berater liest jede Nachricht und antwortet innerhalb eines Werktags per E-Mail.

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